Como dijimos en la entrada anterior, empezar no es fácil, Conoces tus habilidades, has desarrollado la idea, tienes claro tu plan de negocio etc.…, ahora toca sentarse y empezar a trabajar.

Evidentemente no se puede saber todo desde el principio y precisamente por ello es imprescindible ponerse unos objetivos claros, saber priorizar y marcar etapas y fechas.

Esto se puede hacer de infinidad de maneras distintas, hojas de cálculo, documentos de texto, hay gente que se organiza bien con el correo electrónico, o incluso con post-it pegados en la pantalla, pero, ¿qué es lo mejor?, pues, como todo, va en gustos, pero nosotros hemos decidido crear esta serie de artículos para presentaros herramientas de gestión que pueden facilitarte la vida.

Es muy importante que la herramienta que se use trabaje para ti, si tienes que perder mucho tiempo trabajando para la herramienta eso quiere decir que no es una herramienta óptima.

En esta primera entrada queremos mostrar una herramienta gratuita con la que podrás organizar el trabajo de una manera visual y sobre todo muy flexible. Te presentamos TRELLO.

¿Qué es Trello?

Pues es una sencilla pero potente herramienta que te permite crear, compartir y gestionar tableros y tareas de una manera muy sencillas e intuitiva. Pero vamos a echarle un ojo más en profundidad.

Esto en la interface de Trello, como vemos, hay columnas y dentro de ellas distintas tareas, cada columna es completamente personalizable permitiendo estructurar los proyectos de una manera muy clara, desde las ideas hasta las tareas en proceso, tareas terminadas etc.

Todo se puede arrastrar y soltar, pongamos que hay una tarea asignada en una columna de “cosas pendientes”, cuando empiezas a trabajar en ella, la pasas a “en proceso”, al terminar, se pasa a la columna de “testing” para su revisión, todos los miembros de tu equipo sabrán a tiempo real cual es la situación de esa tarea.

A cada tablero se le pueden añadir tantas personas como sean necesarias, separar por grupos de trabajo, departamentos, y todas ven lo mismo en todo momento.

Las tareas

Cada tarea se denomina tarjeta, son tremendamente configurables pudiendo añadir comentarios, checklist, adjuntar archivos y un largo etcétera que le otorgan un nivel de detalle altísimo. Si a cada tablero se le pueden añadir tantas personas como necesite, lo mismo sucede con las tareas, a cada una de ellas se le pueden asignar personas encargadas de realizarla simplemente arrastrando su nombre a la tarea.

También muy útil es el echo de poder añadir fechas de vencimiento a las tareas, La o las personas encargadas serán plenamente conscientes del tiempo limite de una tarea, permitiendo organizar el trabajo según la urgencia.

Conversaciones

Dentro del sistema de comentarios de cada tarea se pueden crear conversaciones, los miembros del equipo podrán comunicarse entre ellos, etiquetarse, adjuntar archivos…

Si alguien es etiquetado recibirá una notificación para estar siempre correctamente informado.

Búsquedas

Trello cuenta con un potente sistema de busque y filtrado, nunca se perderá una tarea, además en el propio perfil de cada usuario pueden verse todos los movimientos, así como las tarjetas en las que está etiquetado, el control es absoluto.

Addons o Power-Ups

La herramienta cuenta con un sistema de addons llamado Power-Ups, su cometido es añadir funcionalidades a demanda, se puede activar, por ejemplo, un calendario para ver, entre otras muchas cosas, los vencimientos de una manera rápida, de un solo vistazo.

Cuenta con multitud de Power-Ups, cada uno de ellos aportan su granito de arena, pero sin sobrecargar de inicio la interface con cientos de botones que nunca se van a usar.

 Seguridad

En todo momento se tiene control sobre quien o quienes pueden ver y usar los tableros, pueden ser públicos, privados o para toda la organización, además todos los datos están cifrados y se envían con una conexión segura.

Con lo dicho te podrás hacer una idea de la potencia y utilidad de Trello, pero te recomendamos que, si te ha picado la curiosidad, visites su página, podrás ver un completo tour más detallado de todas las funcionalidades y por supuesto registrarte y empezar a trastear, que es la mejor forma de aprender a usar todas las posibilidades que ofrece.